Mặc dù đã tồn tại hơn ba mươi năm, nhưng email vẫn chiếm thời gian rảnh, phiền toái, bực bội và bực tức. Các email kỳ quặc cũng làm cho chúng tôi hạnh phúc nhưng đối với hầu hết các phần, chúng là một việc vặt hơn là niềm vui. Còn nếu bạn có thể tự động gắn nhãn email trong Gmail, sắp xếp tất cả chúng, áp dụng nhãn và xóa thư rác thì sao? Điều đó có khiến cuộc sống dễ dàng hơn một chút không?
Cũng xem bài viết của chúng tôi Cách đặt hàng Gmail theo kích thước
Hộp thư tự giám sát là chén thánh theo như tôi nghĩ. Thư rác có thể được loại bỏ, email tiếp thị và quảng cáo có thể được dán nhãn và loại bỏ và các email quan trọng có thể được dán nhãn như vậy và được đặt trong một thư mục nơi bạn sẽ thấy chúng. Tất cả các nền tảng email nói rằng họ cung cấp loại tổ chức này nhưng theo kinh nghiệm của tôi, chỉ có một tổ chức cung cấp. Gmail.
Tính năng nhãn đã thay đổi theo nghĩa đen cách tôi sử dụng Gmail. Bây giờ tôi có thể tự tin sử dụng địa chỉ email này để báo giá bảo hiểm, đăng ký các trang web mới và tất cả các hoạt động thường kết thúc với một đợt thư rác. Họ vẫn gửi tuyết lở nhưng bây giờ nó không áp đảo hộp thư đến của tôi.
Tự động gắn nhãn email trong Gmail
Nhãn giúp bạn sắp xếp tất cả các email của bạn và sắp xếp chúng theo cách có thể quản lý được. Nhãn là Gmail-speak cho các thư mục và có thể tự động xác định, phân loại và sau đó sắp xếp tất cả email đến bằng các nhãn này.
Đặt nhãn Bảo hiểm chẳng hạn, tôi có thể có tất cả các thư rác và tiếp thị thông thường từ nhà bảo hiểm của tôi được dán nhãn và gửi đến thư mục đó. Sau đó tôi có thể đọc hoặc xóa chúng khi tôi thấy phù hợp. Tôi có thể rửa và lặp lại điều này bao nhiêu lần tùy thích cho bất kỳ chủ đề hoặc người gửi nào làm ngập hộp thư đến của tôi.
Hãy tạo nhãn email rác sẽ sắp xếp qua tất cả email spam mà bộ lọc của Gmail không bắt được.
- Chọn Tạo nhãn từ menu bên trái. Chọn Thêm nếu nó không hiển thị.
- Đặt tên cho nhãn mới của bạn một cái gì đó có ý nghĩa và chọn Tạo.
- Chọn nhãn mới của bạn và chọn mũi tên xuống trong thanh tìm kiếm ở đầu trang.
- Thêm 'hủy đăng ký' vào dòng Bao gồm các từ.
- Chọn Tạo bộ lọc.
- Chọn Áp dụng nhãn và chọn nhãn bạn đã tạo.
- Chọn hộp bên cạnh bất kỳ toán tử nào bạn muốn. Đánh dấu là đã đọc là một hữu ích.
- Chọn Tạo bộ lọc.
Bây giờ, mỗi khi có thư rác hoặc email tiếp thị, Gmail sẽ quét từ đó để 'hủy đăng ký' và sẽ gắn nhãn và di chuyển nó. Vì hầu hết các thư rác hợp pháp đều chứa từ này ở đâu đó, đây là toán tử hữu ích nhất để sử dụng khi xử lý thư rác.
Dán nhãn email công việc trong Gmail
Ví dụ, đối với các bộ lọc email khác, từ bạn bè hoặc từ cơ quan, bạn có thể thêm nhãn tên của họ, địa chỉ email @ worplace.com hoặc một cái gì đó duy nhất cho người gửi hoặc loại email. Tiềm năng của các nhãn là rất lớn.
Ví dụ: nếu bạn làm việc ngoài văn phòng, việc gửi tất cả email công việc vào thư mục Công việc để bạn có thể thấy chúng nhanh chóng có thể hữu ích.
- Chọn Tạo nhãn từ menu bên trái.
- Đặt tên cho nhãn mới của bạn Làm việc và chọn Tạo.
- Chọn nhãn Công việc của bạn và chọn mũi tên xuống trong thanh tìm kiếm ở đầu trang.
- Thêm phần cuối của địa chỉ email vào dòng From. Ví dụ: '@ nơi làm việc.com'.
- Chọn Tạo bộ lọc.
- Chọn Áp dụng nhãn và chọn nhãn Công việc.
- Chọn Tạo bộ lọc.
Từ giờ trở đi, tất cả các email công việc từ một miền nhất định '@ workplace.com' sẽ được gửi đến thư mục Work được tạo ở khung bên trái. Vì chúng tôi không thêm bất kỳ nhà khai thác nào, họ sẽ không được đánh dấu là đã đọc và bạn sẽ thấy số lượng email bên cạnh thư mục.
Không bao gồm email từ nhãn
Nếu bạn thấy rằng một số email nhất định đang bị cuốn vào những nhãn không nên, bạn có thể sử dụng các loại trừ để loại bỏ chúng. Ví dụ: nếu bạn muốn giữ một số bản tin nhất định cũng sử dụng 'hủy đăng ký' và chúng bị kẹt trong bộ lọc ở trên, bạn có thể sử dụng toán tử '-' để loại trừ chúng.
Chỉ cần thêm - (* @ emailaddress.com) trong phần Từ của bộ lọc và chúng sẽ không được bao gồm. * Là ký tự đại diện sẽ nắm bắt bất kỳ địa chỉ nào từ tên miền đó và '-' bảo Gmail không bao gồm địa chỉ trong nhãn.
Bạn có thể tạo bao nhiêu nhãn trong Gmail tùy thích và yêu cầu chúng làm tất cả mọi thứ từ sắp xếp thư rác đến lọc công việc, nhóm, sở thích hoặc bất cứ điều gì. Nếu hộp thư đến của bạn bị vỡ tại các vỉa từ quá nhiều rác và kết quả là bạn đã mất các email hữu ích, thì đây là một cách rất đơn giản để lấy lại quyền kiểm soát.
Nếu Gmail bằng cách nào đó có thể đưa ra một addon có thể tự động hủy đăng ký tôi khỏi hàng trăm email rác tôi nhận được hàng tuần, thì đó thực sự sẽ là email cuối cùng!
